Come organizzare il lavoro: il time management

Multitasking. Questa parola magica indica le azioni contemporaneamente prese in carico da chi svolge un compito professionale. Quando si hanno più mansioni dal svolgere il controllo del tempo a disposizione per ultimare un task è fondamentale.

Quali sono i trucchi del time management e quali sono gli errori che spesso si compiono, mettendo a rischio la propria capacità produttiva?

Il primo vero errore è quello di non avere sottomano dei processi adeguati e degli strumenti efficaci di gestione del tempo e dei task. Il primo, banale strumento è da sempre stato un bloc-notes che dà la possibilità di segnarsi le cose da fare e mettere un check di verifica quando sono state fatte. Una lista di cose da fare è fondamentale, ma occorre anche saperla organizzare, farla in modo chiaro, assegnare degli ordini di importanza e di priorità – personalmente prima utilizzavo dei semplici fogli e una matita, ma quando ho scoperto One Note di Microsoft Office ho iniziato a usarlo per creare delle liste di cose da fare.

Un altro errore è quello di non creare degli obiettivi personali: mettiamo di voler realizzare un compito arduo, ma raggiungibile dopo una serie di task completati. Sappiamo a che punto eravamo tre mesi prima? Abbiamo preso nota dei processi intermedi? Ci siamo veramente dati u obiettivo finale? Se la risposta è no probabilmente stiamo sprecando del tempo. Quando invece abbiamo i mente un obiettivo da raggiungere possiamo pensare di allocare tempo e risorse nella giusta direzione, eliminando gli sprechi.

Quando si lavora in multitasking il rischio di disperdere le proprie energie è altissimo, anche perché siamo spesso caricati di lavori e compiti secondari, a cui stranamente tendiamo a dare più rilevanza. Invece bisogna saper dire “dopo” se abbiamo creato la giusta scaletta di priorità.

Infine, il principale motivo per cui s perde tempo sono le distrazioni. Ad esempio, la lettura di newsletter e mail, di blog specializzati e forum, senza parlare delle perdite di tempo tipiche di chi lavora su internet: siti di intrattenimento, social network, media, giochi et cet. Esistono delle applicazioni di time management in commercio che possono essere utilizzate per regolare al meglio i task, nonché delle estensioni di browser che impediscono di stare su un sito più di tot minuti al giorno o passato un determinato orario. Le distrazioni vanno assolutamente bandite, la cosa migliore da fare è comunque organizzare i processi in modo che se ci sono, esse vengano assorbite in periodi che non intaccano la produttività. Ad esempio, la lettura con risposta delle mail può avvenire tutta in una volta sola, al mattino presto quando si inizia o a fine mattinata. Lo stesso andrebbe ricavata una cornice di tempo per le telefonate, limitando al minimo le distrazioni e ponendo sempre come prioritaria la lista delle cose da fare.

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